ανασχεδιασμός διοικητικών διαδικασιών στην ελληνική δημόσια διοίκηση

Η συστηματική μελέτη των διοικητικών διαδικασιών στο δημόσιο τομέα στη χώρα μας με αντικειμενικό στόχο την απλοποίησή τους αποτελεί μια προσπάθεια αντιμετώπισης των προκλήσεων προσαρμογής της δημόσιας γραφειοκρατίας στις σύγχρονες απαιτήσεις. Οι απαιτήσεις αυτές επηρεάζονται από τις αλλαγές στο  οργανωσιακό παράδειγμα  και τον τρόπο λειτουργίας της οικονομίας. Η βελτιστοποίηση των διοικητικών διαδικασιών στον ελληνικό δημόσιο τομέα καθίσταται επίσης επιβεβλημένη λόγω της τρέχουσας οικονομικής κρίσης η οποία επέφερε αλλαγές συνολικά στην κουλτούρα των κρατικών δομών όπως είναι η γραφειοκρατία.

Η περίοδος της ομοιογένειας, της σταθερότητας και της απουσίας αλλαγών παρήλθε ανεπιστρεπτί και ο δημόσιος τομέας στην χώρα μας πρέπει να προσαρμοσθεί μέσα από την αλλαγή των οργανωτικών δομών του και την απαλλαγή του από την εξάρτηση που είχε από την κομματική ισχύ της πολιτικής εξουσίας στο πλαίσιο του [patron-client] συστήματος.

Στόχος είναι λοιπόν η δημιουργία ενός καινούριου εννοιολογικού μοντέλου για το δημόσιο τομέα στο πλαίσιο του οποίου θα διευκολύνεται η προσπάθεια απλοποίησης των διοικητικών διαδικασιών. Το μοντέλο αυτό θα υποστηρίζει την διαλειτουργικότητα μεταξύ των οντοτήτων της διοίκησης και θα συνεισφέρει στην απλοποίηση των διαδικασιών. Η απλοποίηση των διαδικασιών θα επιφέρει θετικά αποτελέσματα στην εξυπηρέτηση του πολίτη-πελάτη αλλά και στην επικοινωνία μεταξύ των οντοτήτων της δημόσιας διοίκησης.

Τα αποτελέσματα αυτά επεκτείνονται στην προσέγγιση των διαδικασιών υπό το πρίσμα μιας πελατοκεντρικής προσέγγισης και όχι μιας πελατειακής σχέσης πολιτικής εξουσίας-πολίτη. Θα υποστηρίζουν την βελτιστοποίηση των διαδικασιών με γνώμονα την μετρήσιμη βάσει δεικτών ποιότητα των υπηρεσιών του δημόσιου τομέα. Θα επιτρέπουν την παραμετροποίηση των διαδικασιών βάσει των αναγκών των πολιτών μέσω εξειδικευμένων  εργαλείων των τεχνολογιών πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών.

Η απλοποίηση των διοικητικών διαδικασιών [Business Process Simplification] εντάσσεται συμπληρωματικά στην προσπάθεια του ανασχεδιασμού των διοικητικών διαδικασιών [Business Process Reengineering]. Ο ανασχεδιασμός αποτελεί ένα τεχνικό εργαλείο για την αντιμετώπιση της γραφειοκρατίας. Ο ανασχεδιασμός έρχεται να απλουστεύσει τις διοικητικές διαδικασίες και να δημιουργήσει ένα περιβάλλον ευνοϊκό για τις συναλλαγές μεταξύ πολίτη-πελάτη και κράτους

Η απλοποίηση των διοικητικών διαδικασιών δεν είναι μια στατική κατάσταση αλλά μια δυναμική προσπάθεια η οποία συνεχίζεται ες αεί διότι ο οργανισμός των δημοσίων οντοτήτων-φορέων στελεχώνεται από ανθρώπους-υπαλλήλους και από διαπερνάται από διαδικασίες που ανταποκρίνονται σε συνεχώς μεταβαλλόμενες ανάγκες. Η απλούστευση αποτελεί μέρος του γενικότερου ανασχεδιασμού [Business Process Reengineering] και μπορεί να λάβει την μορφή μιας πολιτικής αντιμετώπισης ad hoc προβλημάτων της δημόσιας διοίκησης.

Για να είναι αποτελεσματική η προσπάθεια απλοποίησης των διοικητικών διαδικασιών πρέπει να ισχύουν οι παρακάτω αρχές:[1]

Η απλοποίηση είναι μια δυναμική και συνεχής διαδικασία

Υποστηρίζεται από την πολιτική ηγεσία

Έχει εθνική εμβέλεια

Χρησιμοποιούνται σε αυτή εργαλεία για την μέτρηση των αποτελεσμάτων

Εμπεριέχει την έννοια της διαβούλευσης μεταξύ τόσο των οντοτήτων του δημοσίου όσο και μεταξύ των πολιτών και του δημοσίου

Εμπεριέχει την έννοια της τυποποίησης είτε αυτή υποστασιοποιείται σε νομοθεσία είτε σε κανονιστικό σχεδιασμό ροών και διαδικασιών μέσα στην δημόσια οντότητα

Η απλοποίηση των διοικητικών διαδικασιών περιλαμβάνει πέντε διαδοχικές φάσεις[2]

Προγραμματισμός

Διαβούλευση

Σχεδιασμός

Εφαρμογή

Παρακολούθηση και αξιολόγηση

Η σημαντικότερη πρόκληση για έναν οργανισμό είναι η εξάλειψη των εργασιών που δεν προσθέτουν αξία και η χρησιμοποίηση της τεχνολογίας για την αυτοματοποίηση της υπάρχουσας εργασίας.[3] Αυτό σημαίνει ότι όταν η εργασία που πραγματοποιείται μέσα στον οργανισμό δεν επιφέρει αποτελέσματα προστιθέμενης αξίας για τους αγοραστές των προϊόντων ή των υπηρεσιών που προσφέρει αυτός ο οργανισμός, τότε οι εργασίες-διαδικασίες αυτές πρέπει να μεταβληθούν.  Το BPR έγινε σύντομα αποδεκτό ως ένα εργαλείο ανασχεδιασμού και αναδιοργάνωσης.


[1] «Mandelkern Group on better regulation», Final Report, European Union, 2001, εις τον ιστότοπο: http://www.europa.eu

[2], “Overcoming barriers to administrative simplification strategies: Guidance for Policy Makers”, Regulatory Policy Division, Directorate for Public Governance and Territorial Development, OECD 2009.

[3] Hammer M., “Reengineering Work: Do not automate, obliterate”, Harvard Business Review, 1990, τόμος 68(4), σελ: 104-112.

Advertisements